مميزات خدمة الرد الآلى على المكالمات وكيفية إعدادها

الرد الآلي على المكالمات

الرد الآلي على المكالمات يجعل المتصل بك يستمع لرسائل مُريحة تطلب منه بصوت مميز التعامل مع خيارات معينة لحل مشكلته، وحتمًا سوف يكون أكثر ثقةً في شركتك التي تحترم وقته وتقدر مشكلته وتتعامل معها بشكل فوري، حيث أنه أداة بسيطة لكنها متطورة وتحقق لشركتك مزايا كثيرة تفوق تخيلك.

فإذا كنت تريد التعرف أكثر على هذه الخدمة ومميزاتها، وماذا تقدمه لك من فوائد، تابع تقرير فورتل التالي الذي سيقدم إجابات وافية على كافة التساؤلات التي تدور في ذهنك عن نظام الرد الآلي.

ما هي تقنية الرد الآلى ivr؟

تكنولوجيا متقدمة ونظام استجابة صوتية تتفاعل مع العملاء المتصلين بك بشكل سريع، حيث يتعامل النظام مع المكالمات الهاتفية الواردة للشركة.

إذ يستمع العميل لقائمة الرد الآلي في نظام IVR ليستجيب لما يسمعه عبر الضغط على مفاتيح معينة في هاتفه، ووفقًا للإجابة الصادرة منه فإن نظام الرد الآلي يعمل على تقديم المعلومات التي يطلبها، أو يوجهه للقسم المختص بشكواه.

وتقوم كل شركة بإعداد النظام المناسب لها وفقًا لاحتياجات العمل لديها، مما يوفر لها تجربة خدمة عملاء مميزة واحترافية.

اقرأ أيضا: أفضل مزودي خدمات الحوسبة السحابية في السعودية-فورتيل

كيف يتم الرد الآلى على المكالمات؟

يعمل نظام الرد الآلي على المكالمات الواردة للشركة وفقًا لعدة خيارات وبدائل للرسائل الصوتية الكثيرة التي يتم تسجيلها مُسبقًا على النظام.

وتتضمن الرسائل المسجلة الكثير من المعلومات والتفاصيل حول ما تقدمه الشركة من منتجات وخدمات.

وعندما يتصل العميل بالشركة فإن نظام الرد الآلي يجيب على اتصاله ويسمعه مجموعة من خيارات التواصل مع أقسام الشركة من ضمنها خدمة المبيعات، وخدمات العملاء والدعم الفني.

كما يتضمن الرد خيارات أخرى متعلقة بالإجابة على أسئلة واستفسارات العملاء ومشكلاتهم.

وخلال الاتصال يمكن للعميل بالضغط على رقم معين يختاره من ضمن الخيارات التي يطرحها النظام، أن ينقله الرقم لخيارات أخرى تتضمن إجابات لاستفساراته وتوفر له بعض المعلومات التي يبحث عنها.

مع العلم أنه يتم ربط خدمة الرد الآلي بخدمة العملاء، مما يساعد في تحسين الخدمات المقدمة للمتصل بحيث يجد أسرع إجابة لمشكلته من متخصصين وفنيين.

ما هي مميزات خدمة الرد الآلى؟

يوفر نظام الرد الآلي على المكالمات IVR المُقدم من فورتل الكثير من المميزات التي تساعد الشركات في التواصل بشكل أكثر احترافيةً مع العملاء، ومن أبرز المميزات التي يوفرها النظام ما يلي:

تدعيم خدمة دعم العملاء

لا يقوم النظام بتوجيه العملاء للأقسام الأخرى إذا لم يكن الأمر مهمًا، بل يوفر لهم معلومات مباشرة تجيب على استفساراتهم، مما يوفر وقت موظفي الدعم الفني للرد على الأسئلة الأخرى الأكثر عُمقًا وتعقيداً.

على سبيل المثال يوفر معلومات حول مواعيد عمل الشركة، عنوانها، المنتجات التي تقدمها، وغيرها من المعلومات السريعة التي لا تحتاج للرد من متخصص.

كما يعطي للعميل الاختيار ما بين الاستماع للمعلومات المسجلة أو الانتقال للتحدث لممثل خدمة العملاء، مما يزيد من درجة رضاهم عن خدمات الشركة.

كسب عملاء جدد وإرضاء العملاء الحاليين

يسهم نظام الرد الآلي على المكالمات في تحسين علاقة الشركة بالعملاء الحاليين، وذلك عبر خدمات كثيرة مميزة مثل البريد الصوتي الذي يعطيه فرصة ترك رسالة ليتم الرد عليها بعد ذلك فيشعر باهتمام الشركة بمشكلته.

أو خدمة تحويل المكالمات التلقائي التي تنقل العميل مباشرةً للقسم المختص بمعالجة شكواه.

كل هذه الخدمات وغيرها الكثير تحسن من سُمعة الشركة وتجذب إليها عملاء جدد، كما ترفع من مستوى رضاء العملاء الحاليين.

توفير وقت الشركة وزيادة الربحية

يضمن هذا النظام السرعة في الرد على المكالمات، مما يوفر الوقت حيث يتم مساعدة العميل في شراء المنتجات وإنهاء الصفقات بشكل أسرع.

حيث تتوفر خدمات تدعم العملاء من ضمنها الدردشة التفاعلية وتوجيه المكالمات، مما يشعر العميل بالرضا والسعادة وبالتالي يجري عمليات شراء أكثر وبالتالي تزيد أرباح الشركات.

كما توفر الخدمة وقت العملاء من خلال تقليل وقت الانتظار، لأنهم يجدون رداً فوريًا على اتصالاتهم.

رد مستمر على العملاء

الرد الآلي على المكالمات يضمن توفر خدمة الدعم الفني باستمرار وبشكل يومي وعلى مدار 24 ساعة حتى في أوقات العطلات والإجازات الرسمية.

هذا يعني أن العملاء يحصلون على إجابات لكافة الأسئلة والاستفسارات على مدار الساعة.

اقرأ أيضا: كيف اتصل على رقم 9200 من الجوال؟

توفير أموال الشركة

وجود خدمة الرد الآلي يوفر الكثير من الوقت والمال والمجهود، حيث يتم الاستعانة بنظام متطور يعمل 24 ساعة وطوال أيام الأسبوع بدون إجازات أو توقف.

مما يعني عدم احتياج الشركة لعدد أكبر من الموظفين، مع توفير ساعات العمل الإضافية.

ترويج مثالي للشركة

تعمل الخدمة على زيادة وعي العملاء بالعلامة التجارية للشركة، حيث يتم عرض الكثير من المعلومات حول خدماتها ومنتجاتها ومميزاتها.

وبالتالي يتعرف العملاء على ما تقدمه شركتك من أنشطة، مع الاستماع للعروض والأسعار والباقات والإعلانات المصحوبة بالأغنيات التي تربط العميل باسم الشركة ومنتجاتها.

طريقة إعداد الردود الآلية من خلال النظام

يقدم فورتل خدمة الرد الآلي على المكالمات بطريقة متطورة وآمنة، حيث يتم إرسال الرسائل الصوتية الخاصة بالشركة وعمل شجرة في خدمة الرد الآلي.

ويتم رفع شجرة الرسائل الصوتية على النظام الخاص بفورتل وتجهيزها عن طريق الفريق التقني المتخصص لتعمل بأعلى كفاءة.

وتعتمد الكثير من الشركات والمؤسسات على الحلول المتطورة التي تقدمها فورتل، ذلك لأنه يقدم لهم حلولاً سحابية عالية الجودة بشكل احترافي وبأقل التكاليف.

وإليك أهم المميزات التي تجعلك تعتمد على فورتل وأنت مطمئن:

  • تقديم حلول احترافية للعملاء عبر مركز اتصالات سحابي متطور.
  • توفير الحلول التقنية المتطورة لكل الشركات مهما كان حجمها.
  • يقدم فورتل خدمة دعم فني مستمرة للعملاء على مدار 24 ساعة.
  • فورتل شركة متخصصة رائدة في تقديم الحلول الاحترافية للعملاء بمميزات كثيرة وأسعار مناسبة للجميع.
  • توفر فورتل خدمة ما بعد البيع والتي تتضمن تدريب الموظفين على كافة الخدمات التي تقدمها لتضمن أعلى جودة.
  • فورتل لديها خبراء ومتخصصين يقدمون باستمرار الحلول التقنية المتطورة والاحترافية لكل الشركات.

ويمكنك تجربة الخدمة وتجربة النسخة المجانية بعد التسجيل لدينا.

مما سبق تم التعرف على خدمة الرد الآلي على المكالمات وأهميتها للشركات، حيث تقدمها لكم فورتل بأعلى جودة وفقًا لأحدث التقنيات، مما يضمن لكم توفير خدمة عملاء احترافية تزيد من الربحية وترفع نسب المبيعات، حيث تقدم حلولاً مميزة ومتطورة يمكنك اكتشافها والاستفادة منها مع فورتل.