كيفية تفعيل خدمة انتظار المكالمات-فورتيل

تفعيل خدمة انتظار المكالمات

تفعيل خدمة انتظار المكالمات هي خدمة تحتاج إليها الشركات من أجل تنظيم المكالمات الواردة إليها من العملاء، حيث تمنحك مميزات كثيرة فمن خلالها قد تقلل وقت الانتظار ليشعر العميل بالسعادة والرضا، لكن كيف تحسن من وقت الانتظار وتجعله مثمراً لك ولعملائك؟

يمكن ذلك بالطبع، حيث أن فورتل لديها الكثير من أجل نجاح شركتك وتعزيز خدمة العملاء لديك، حيث تقدم لك هذه الخدمة ضمن نظام الكول سنتر الذي توفره لشركتك، وينطوي على مزايا وخدمات حصرية من ضمنها الانتظار. وعبر التقرير التالي ستجد الكثير من المعلومات لتعرف هذه الميزة عن قرب.

ما هي خدمة انتظار المكالمات؟

نظام انتظار العملاء من أهم عناصر العمل في أي نشاط تجاري أو شركة تتعامل مع عملاء عبر الهاتف.

حيث تساعد الخدمة الشركات في عملية إدارة قوائم ووقت انتظار العملاء، مما يجعلهم يحصلون على خدمة فعالة بشكل احترافي وفي الوقت المناسب.

وتتضمن الخدمة استخدام تقنيات وأدوات متطورة لتوفير تجربة خدمة عملاء إيجابية واحترافية، وذلك عبر تقليل وقت انتظار العملاء وتحسين تجربتهم وتقليل مشاعر الإحباط.

حيث يستمع المتصل خلال وقت الانتظار لموسيقى معينة أو لإعلانات عن خدمات ومنتجات الشركة، أو لرسائل صوتية تقدم مواعيد عمل الشركة وعنوانها أو العروض الترويجية التي تقدمها للعملاء.

كما تتضمن فترة الانتظار أيضًا تقديم خيارات للعميل مثل الانتقال لخدمة الرد الآلي أو البريد الصوتي لتسجيل رسالته.

ويوفر نظام الكول سنتر من فورتل خدمة انتظار المكالمات بمميزات احترافية للاستفادة منها للرد على العملاء في حالة انشغال جميع موظفي خدمة العملاء وعدم تمكنهم من الرد.

اقرأ أيضا: كيفية الاستعلام عن الرقم الموحد للمنشاة-فورتيل

متى يمكن استخدام خدمة انتظار المكالمات؟

عندما تستقبل الشركة مكالمات واردة بعدد كبير خاصةً في وقت الذروة، فإنه تزيد أوقات الانتظار ويحدث ارتباك كبير، مما يجعل من الضروري تفعيل خدمة انتظار المكالمات والاستعانة بها.

حيث تعمل هذه الخدمة بشكل تلقائي في حالة انشغال جميع الموظفين بخدمة العملاء، وبمجرد أن تبدأ الخدمة يستمع المتصل لملفات صوتية يشعر من خلالها أن الشركة تهتم باتصاله ولا تتجاهل مكالمته.

مميزات خدمة انتظار المكالمات

تفعيل خدمة انتظار المكالمات يحقق للشركة الكثير من المميزات، والتي من أهمها ما يلي:

  • يضمن للشركة عدم تفويت أي مكالمة، حيث يتم الرد على المكالمات الجديدة في وقت الانشغال بالرد على مكالمة أخرى.
  • يمكن من خلال الخدمة توجيه المكالمات الواردة إلى البريد الصوتي أو لقسم من أقسام خدمة العملاء بسهولة.
  • يمكن للشركة استثمار وقت الانتظار في الإعلان عن خدماتها ومنتجاتها.
  • يقلل مشاعر الغضب والإحباط لدى العملاء، مما يشعرهم بالرضا ويزيد ولائهم للشركة.
  • تساعد الخدمة على زيادة مبيعات وأرباح الشركة نتيجة ثقة العملاء فيها ورضاهم عن خدماتها.
  • يسهل التحكم في المحتوى الصوتي والإعلامي الذي يسمعه العملاء خلال فترة الانتظار.
  • يتم تحديد محتوى الرسائل المسجلة التي يتم الاستماع إليها.
  • يمكن تحديد وقت الانتظار عن طريق الشركة.
  • تحد الخدمة من مشكلة تراكم المكالمات الواردة، وتضمن عدم فقدانها.
  • تقدم تقارير تفصيلية حول حالات انتظار العملاء.
  • توفر التقارير التفصيلية معلومات عن الموظف الذي رد على المكالمة وعدد مكالمات الانتظار، وتحديد فترات الانتظار وسبب خروج المكالمة من الانتظار وكذلك توقيت الدخول لقائمة الانتظار.
  • تساعد الخدمة في تحسين أداء موظفي خدمة العملاء، مما ينعكس بشكل إيجابي على خدمة العملاء المقدمة والتي تصبح أكثر دقةً وكفاءةً واحترافية.

اقرأ أيضا: ما هو سعر خدمة الرقم الموحد 9200 في السعودية؟

طريقة تفعيل خدمة انتظار المكالمات

تفعيل خدمة انتظار المكالمات مع فورتل يتم بسهولة من خلال التواصل مع الفريق التقني، ثم اختيار رسالة تسويقية لوضعها أثناء الانتظار، بعدها تعمل الخدمة بكفاءة.

ويوفر فورتل مميزات كثيرة عبر أنظمة الاتصالات السحابية المتطورة والتي يتم تحسينها وتطويرها بشكل مستمر، ومن أهمها ما يلي:

  • خدمة تسجيل المكالمات: حيث يتم التسجيل لكافة المكالمات التي يجريها فريق العمل لتحفظ بشكل مباشر على خوادم تتمتع بأعلى درجات الخصوصية والأمان.
  • التقارير الشاملة: يقدم لك فورتل تقارير تفصيلية تتضمن تحليل شامل لكافة البيانات التي تساعد في تقييم أداء فريق العمل، مما يساعد في تطوير الأداء وتحسين الخدمات المقدمة.
  • تطبيق الجوال: يوفر لك فورتل تطبيق خاص بالجوال، من خلاله يمكنك متابعة عملك في أي وقت وأي مكان، واستلام المكالمات والتحدث مباشرةً مع الموظفين وإجراء الاجتماعات.
  • خدمة الرد الآلي التفاعلي: توفر ردودًا تفاعلية توجه المتصلين بالشركة، مما يوفر وقتًا ومجهودًا على فريق خدمة العملاء ويساعد في وصول المتصل لما يريده بسرعة وسهولة.
  • سهولة إدارة الاتصالات: يسمح لك فورتل بإدارة اتصالاته والحصول على كافة الخدمات عبر جميع الأجهزة اللوحية والجوالات سواء التي تعمل بنظام iOS أو Android أو عبر المتصفح.
  • زيادة الإنتاجية: عبر خدمات فورتا المميزة المقدمة لك سوف يساعدك ذلك في تقديم خدمات أكثر احترافيةً، مما يزيد من الأرباح والمبيعات ويجعل خدماتك أكثر مرونةً ودقةً.
  • خدمة الربط بالمنصات: يوفر فورتل الربط مع منصات إدارة العملاء CRM سواء بشكل مباشر مثل ZOHO أو Sales Force، أو من خلال رابط خاص ومنصات أخرى عبر API.
  • المكالمات المتزامنة: يسهل استقبال عدد كبير من المكالمات في وقت واحد دون خسارة أي المكالمات أو العملاء.

وإذا كنت تريد تجربة الخدمات الكثيرة المتطورة التي يقدمها فورتل، فإن الأمر لا يحتاج سوى خطوات سهلة وبسيطة لتدخل عالم الاتصالات السحابية وتطور من عملك.

فقط يمكنك العمل على إنشاء حسابك المجاني لدى فورتل، ثم البدء باختيار التفاصيل والباقات التي تناسب عملك، وبعدها مباشرةً يمكنك أن تبدأ في استقبال مكالماتك.

كما يمكنك تسجيل الحساب المجاني والحصول على نسخة تجريبية لمدة 7 أيام من هنا، والتعرف على الأسعار والباقات واختيار الباقة المناسبة لعملك من هنا.

ومما سبق يمكن القول أن تفعيل خدمة انتظار المكالمات مع فورتل يحقق للشركة والعميل الكثير من الفوائد والمميزات، حيث أنها ترفع من مستوى الرضا وتجعل العميل يشعر بالسعادة لأنك تهتم به و بشكواه ولا تهمل اتصاله، بل يستمع عبر فترة الانتظار للعروض والباقات ويتم توجيهه للموظف المختص للإجابة على استفساره، لذا عليك أن تجرب الخاصية وسوف تغير مستوى أداء خدمة العملاء لديك للأفضل.