ادارة الكول سنتر تعد واحدة من المجالات الصعبة التي تحتاج إلى عمل بشكل دائم وتركيز إلى أقصى درجة حتى تتمكن من تحقيق الأهداف الخاصة بك خصوصًا أنه يتم اللجوء إلى تلك الأنظمة الحديثة نظرًا إلى أنها سهلة الاستخدام وتعود بالكثير من المنافع على الكثير من الشركات في مختلف المجالات وفقًا إلى استخدام بعض الاستراتيجيات الخاصة التي تساهم في تقليل تكاليف الكول سنتر وتحقيق الأرباح.
أفضل الطرق العملية في تقليل تكاليف الكول سنتر
مراكز الاتصال تعد واحدة من أهم وأشهر المراكز الموجودة حول العالم والتي يتم الاعتماد عليها من قبل الكثير من الشركات في مختلف المجالات نظرًا إلى أهميتها والمزايا الرائعة والكثيرة العائدة من خلال استخدام أفضل أنظمة الكول سنتر سواء كانت العادية أو السحابية، حيث تساهم تلك الأدوات في تطوير الأداء وإدارة كافة الخدمات المقدمة من قبل الأقسام الخاصة بخدمة العملاء مع الدعم الفني والمبيعات بطريقة احترافية مميزة.
حتى تتمكن من التحكم في تكاليف الكول سنتر الخاصة بك، توجد بعض من النصائح والإرشادات الهامة المتعلقة بتلك المسألة والتي تساعد على ادارة الكول سنتر بطريقة جيدة وفعالة، حيث جاءت أهم النصائح الخاصة بعملية التقليل من التكاليف والمصروفات في أنظمة الكول سنتر على النحو التالي:
1. استخدام الكول سنتر السحابي
يساعد استخدام نظام الكول سنتر السحابي على توفير تكاليف الكول سنتر العادية خصوصًا الأنظمة المقدمة من قبل فورتيل، حيث يعد نظام كول سنتر فورتيل السحابي واحد من أهم وأشهر الأنظمة المستخدمة في مجال الكول سنتر نظرًا إلى ما يحملة من احترافية عالية يعمل من خلال التوصيل عبر الإنترنت فقط دون الحاجة إلى الكثير من التركيبات المعقدة أو حتى استخدام الأجهزة التقليدية والخطوط الأرضية.
يساعدك نظام كول سنتر سحابي فورتيل على متابعة سير العمل الخاص بمركز الاتصال المستخدم في الشركة في أي زمان ومكان بكل سهولة دون الحاجة إلى التواجد في مقر الشركة، لذا بإمكانك الآن متابعة سير العمل لحظة بلحظة مع إمكانية سماع جميع المكالمات ومتابعة أداء الموظفين مع الإطلاع على قوائم الإنتظار كل هذا وأكثر من خلال استخدام نظام كول سنتر سحابي فورتيل المميز.
لا يتوقف نظام كول سنتر السحابي على هذا فقط، يمكن أيضًا للموظفين والعمال متابعة العمل عن بعد والذي يعد من أكثر الأنظمة توفيرًا للمصاريف نظرًا إلى أنه لا يحتاج إلى بنية تحتية للاستخدام بالإضافة إلى أنه لا يحتاج إلى الأجهزة التقليدية في التشغيل حيث يعد من الأنظمة التي تساعد على التقليل من تكاليف الكول سنتر المشهورة في الوقت الحالي.
يمكنك الاطلاع ايضا نظام سنترال فورتيل السحابي
2. تحليل الأداء والبيانات بصفة مستمرة
تعد عملية تحليل البيانات من أكثر العمليات والاستراتيجيات استخدامًا من قبل كبرى الشركات في مختلف المجالات، حيث تساعد جميع البيانات في الوقوف على نقاط الضعف والقوة المتعلقة بالشركة في مختلف القطاعات حتى يتم استخدام الاستراتيجية الصحيحة التي تساعد على تحقيق أهداف الشركة سواء كانت على المستوى القريب أو البعيد.
تأتي عملية تحليل البيانات على مراحل مختلفة، حيث يتم تحليل البيانات الخاصة بالعملاء بالإضافة أيضًا إلى تحليل البيانات الخاصة بالموظفين وأيضًا يتم تحليل البيانات الخاصة بالخدمات المقدمة من قبل الشركة.
يتم تحليل البيانات الخاصة بالعملاء من خلال تحليل الخدمات التي يحتاج إليها العميل بالإضافة أيضًا إلى تحليل تفاعل العميل مع تلك الخدمات المقدمة أو المنتجات الخاصة بالشركة، تدخل أيضًا عملية تحليل الشكاوى والمقترحات الخاصة بالعملاء ضمن مرحلة تحليل البيانات الخاصة بالعملاء، تهدف عملية تحليل البيانات الخاصة بالعملاء إلى فهم احتياجات السوق وتحديد نقاط الضعف والقوة الخاصة بتلك المنطقة حتى يتم وضع استراتيجية مناسبة تساعد على تحقيق الأهداف المنشودة والتطوير المستمر الذي يتناسب مع احتياجات العملاء ومتطلباتهم.
تحليل البيانات الخاصة بالموظفين يساعد بطريقة كبيرة على التقليل من تكاليف الكول سنتر بشكل أو بأخر، حيث يتم تحل المستوى الوظيفي الخاص بالموظفين بالإضافة أيضًا إلى تحليل المهارات الخاصة بهم حتى يتم تحسين الجودة المقدمة من قبل الشركة وتحقيق أقصى فائدة من العاملين في الشركة وتحديد المهام المطلوبة من كل موظف بشكل يتناسب مع إمكانياته.
3. وضع معايير الجودة والتطوير
تعتبر عملية مقياس الجودة والمعايير الخاصة بمسألة تطوير الموظفين من أهم العمليات المستخدمة في التقليل من تكاليف الكول سنتر، من خلال وضع مقاييس عمل احترافية يتم من خلالها تحديد مستوى الأداء الوظيفي الخاص بقسم خدمة العملاء أو حتى الدعم الفني يساعد ذلك في التطور بشكل مستمر ومواكبة السوق والمنافسة بصفة دائمة بين باقي الشركات.
تعمل استراتيجية وضع مقاييس خاصة بالجودة والتطوير على سهولة تقييم الأداء الخاصة بالموظفين والشركة بشكل عام، حيث يتم وضع إطار معين ويتم العمل من خلاله بطريقة تساعد على التطوير بصفة دورية لتحقيق الأهداف المطلوبة بطريقة احترافية وزيادة نسب الأرباح.
4. خدمات الرد الآلي
تعتبر خدمة الرد الآلي من أفضل خدمات الكول سنتر الموجودة في أنظمة فورتيل والتي يمكن من خلالها تحقيق أقصى فائدة تعود بالنفع على الشركة بأوجه كثيرة، حيث تتمثل خدمات الرد الآلي على العملاء واحدة من أهم الخدمات التي قد تكون متواجدة في شركتك تساعدك في الرد على أكبر قدر ممكن من العملاء والتقليل من المكالمات الفائتة مما يساعد على كسب ثقة العملاء والوصول إلى أكبر قدر من العملاء.
يمكن أيضًا الاستفادة من خدمة الرد الآلي خارج أوقات العمل الرسمية عن طريق توجيه نظام الرد الآلي إلى بعض الخدمات المقدمة من قبل الشركة يقوم النظام بعرضها على العميل وفق استراتيجية معينة يتم تعيينها بشكل مسبق دون الحاجة إلى تدخل أحد الموظفين في ذلك مما يساعد على توفير تكاليف الكول سنتر الخاصة بك واستخدامها في أغراض أخرى تساعد على كسب المزيد من الأرباح وتوجيه النفقات في مكانها الصحيح.
تبحث الشركات المتوسطة والصغيرة عن أفضل الأنظمة المستخدمة في تحقيق الأهداف الخاصة بالشركة وفي نفس الوقت لا تشكل عبء مادي كبير عليها، يقدم نظام فورتيل الحل السحري في تحقيق ذلك، من خلال استخدام نظام كول سنتر فورتيل يمكنك الآن التقليل بشكل كبير من تكاليف الكول سنتر وتحقيق الأهداف الخاصة بالشركة خلال وقت قصير وبأعلى جودة بأقل التكاليف الممكنة، حيث تعد شركة فورتيل واحدة من أشهر الشركات الموجودة في الوطن العربي.
