في الوقت الحالي جميع الشركات تستخدم التكنولوجيا ولكن ماذا يفعل مسؤولي الشركة في حل المشكلات، يجب أن يكون هناك فريق دعم فني على أعلى مستوى
بالتأكيد ليس من السهل أي شخص يتعامل مع هذه الأعطال وجود الدعم الفني للشركه يجعل الشركة في مستوى راقي يتناسب مع إمكانياتها ويساهم في تقديم الحلول إلى العملاء مما يساعدهم على مشكلاتهم والتي تعد من المهام الرئيسية في تلك الأقسام.
الدعم الفني
يلعب الدعم الفني دورًا هامًا في حل المشكلات أو الأعطال التي تحدث في اجهزة الحاسوب؟ حيث يعتبر الدعم الفني هو العامل المساعد الرئيسي الذي يساهم في توفير المساعدة للعملاء الذين يواجهون مشكلة ما تتعلق بالخدمات والمنتجات التي تقوم الشركة بتقديمها,من مهام الدعم الفني صيانة الاجهزه بشكل مستمر لحل المشكلات في أسرع وقت بما يتناسب مع إمكانيات ومكانة الشركة وبما يضمن أيضًا كسب ثقة العميل والحفاظ على سمعة الشركة في السوق بين الشركات المنافسة.
خدمات الدعم الفني
لا تتلخص الخدمات التي يقوم بها مسؤولي الدعم في الرد علي البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية فقط، حيث يعمل مسئول الدعم الفني على تقديم الكثير والكثير من الخدمات التي يحتاج إليها العميل ويبحث عنها من خلال المكالمة الهاتفية أو حتى عن طريق الزيارة، حيث جاء أهم الخدمات التي يقدمها مسؤول الدعم الفني إلى العملاء على النحو التالي:
- تعد المهمة الأساسية المتعلقة بمسؤل الدعم الفني هي أنه يساهم في حل المشاكل المعروضة عليه من قبل العملاء بطريقة صحيحة ومناسبة خلال فترة زمنية وجيزة مما يساهم في كسب ثقة العملاء والحصول على المزيد من الأرباح.
- من الخدمات التي يوفرها الدعم الفني للشركه التخلص من أي معوقات أو أي معدات غير صالحة واستبدالها بمعدات افضل وجديدة إن أمكن.
- كتابة تقارير مفصلة على حالة اجهزة الحاسوب الخاصة بالشركة، حتى تعمل الشركة على تجهيز جميع الأدوات المستخدمة في تقديم تلك الخدمة بصورة صحيحة.
- حل المشكلات التي تعيق الأجهزة والبرامج تعد واحدة من أهم المهام التي يقوم مسؤول الدعم الفني على التخلص منها بالشكل المناسب وفي الوقت المناسب.
- يقع على مسؤول الدعم الكثير من المهام الصعبة والتي من الممكن أن تختلف من مجال إلى آخر ولكن توجد بعض المهام الضروري والتي من الواجب على مسؤول الدعم في مختلف المجالات التعامل معها بين الحين والآخر من بينها أنه يقوم بعملية اختبار اجهزة الحاسوب قبل تشغيلها على أنظمة الشركة للتأكد من سلامة تلك الأجهزة وأنها صالحة للاستخدام دون التسبب في أي نوع من الأعطال التي قد تؤثر بشكل سلبي على جودة الشركة والخدمات المقدمة من خلالها.
- مواكبة العصر من ناحية اي احداثيات جديدة أو صدور بعض الأدوات الحديثة التي يمكن أن تساعد على تقديم جودة أفضل من حيث الخدمات من قبل الشركة.
- من مميزات الدعم الفني الاستماع ان يكون مستمعًا جيدًا لحل المشكلة بسهولة
- بسبب انتشار الانترنت في حياتنا اليومية من مهام الدعم الفني تفعيل موقع أو شبكة خاصه بالشركة فقط لدخول العاملين والموظفين فيه وهذا يسهل التواصل بين أعضاء العمل ويجعل فيه روح التعاون والمشاركة بالإضافة أيضًا إلى أنه يساهم في الارتقاء بمستوى الشركة بشكل عام سواء من الداخل أو حتى من الخارج.
يمكنك الاطلاع ايضا دليلك لمعرفة الفرق بين الرقم المجاني والموحد-فورتل
خصائص مسؤولي الدعم الفني
تعتبر وظيفة الدعم الفني من الوظائف الهامة التي يجب على شاغلي تلك المناصب أن يتميزوا ببعض من الخصائص والمهارات الخاصة في التعامل حتى يتمكنوا من تحقيق الأهداف والمهام المطلوبة منهم على الوجه الصحيح.
من أهم خصائص خدمة الدعم الفني أن يكون هناك تعاون بين أعضاء الشركة والمشاركة لحل كافة أنواع المشاكل والأزمات، حيث تساهم روح التعاون في زيادة الإنتاجية بصورة كبيرة وبشكل صحيح.
المهارات التي يجب أن تتواجد في مسؤولي الدعم الفني هي الذاكرة الجيدة
والقدرة على فهم كيفية حل المشكلة بطريقة احترافية مميزة.
يجب أيضًا على مسؤول الدعم اكتساب خبرة من المشكلات التي يتعرض إليها بشكل يومي لضمان تقديم خدمة بجودة عالية وبشكل يرضي جميع الأطراف.
التعامل مع العملاء بطريقة احترافي يساهم في حل المشكلات، على مسؤولي الدعم كسب ثقة العملاء مع منحهم المساحة الواسعة في التعامل حتى يتمكن العميل من الشعور بالأمان.
يجب على ممثلي الدعم الفني التفرغ من اي شئ اثناء فترة العمل حتى يتمكن مسؤول الخدمة من تأدية واجباته على أكمل وجه دون وجود أي شائبة أو خطر على العميل.
أهمية مسؤولي خدمة الدعم التقني
من الصعب على أصحاب الشركات في مختلف المجالات الاستغناء عن قسم الدعم الفني نظرًا إلى أهميته البالغة والفوائد التي تعود بالنفع على جميع الأطراف سواء كانت تلك الفوائد تتعلق بالشركة أو بالخدمات المقدمة من خلالها بالإضافة أيضًا إلى الفوائد والمميزات التي تعود على العملاء، لذا وجود الدعم الفني هام جدا لمختلف الشركات في كافة المجالات.
من الأهداف الرئيسية التي يوفرها الدعم الفني عن طريق حل المشكلات باسرع وقت في توفير الوقت على العميل بالإضافة أيضًا إلى كسب ثقة العميل والحصول على ولائه تجاه الشركة.
طريقة الحصول على قسم دعم فني ناجح
يعتبر قسم الدعم الفني من أهم الأقسام الموجودة في جميع الشركات وعلى مختلف المجالات، حتى تتمكن من تقديم خدمة دعم جيدة تتناسب مع شركتك وتتناسب أيضًا مع احتياجات العملاء وتلبي متطلباتهم توجد بعض النقاط الهامة التي تساعد في تحقيق ذلك والتي جاءت على النحو التالي:
- يجب على أصحاب الشركات متابعة كافة الأشياء التي يحتاج إليها القسم من أدوات وإمكانيات تساهم في تقديم خدمة الدعم بشكل جيد لتحقيق الأهداف المنشودة.
- وضع استراتيجية صحيحة وخطة تدريب منتظمة بشكل دائم لتقديم خدمة الدعم التقني والفني بمستوى احترافي يساهم في حل جميع المشاكل المتعلقة بالعملاء في وقت أسرع.
- صيانة جميع الأجهزة والأدوات المستخدمة في قسم الدعم تساهم بصورة كبيرة وبشكل إيجابي في تقليل التكاليف على الشركة مما يساعد أيضًا في زيادة نسب الأرباح.
- من أهم المميزات التي يمكن أن تميز شركة عن باقي الشركات هي وجود موظفين وعمال على أعلى جودة و وجود دعم فني متميز ومؤهل لكل شئ مما يساهم في وضع الشركة في مكانة متميزة عن باقي الشركات.
- استخدام طرق للتواصل سهلة وبسيطة يمكن من خلالها العميل شرح المشكلات والشكاوى الخاصة به والتعامل معها بطريقة احترافية تساهم في حل تلك المشاكل.
- السرعة في الرد وتقديم الحلول تساعد في تحقيق الأهداف الخاصة بالشركة والرد على كافة المكالمات الهاتفية المتعلقة بقسم الدعم.
- من مهام الدعم التجديد والتحسين المستمر ، تؤثر عملية التدريب المنتظمة والتطوير على مستوى الشركة بشكل عام ، لذا تعد مسألة التدريب من المسائل الهامة والمتبعة لدى كبرى الشركات وفي مختلف الأقسام.
- الاحتفاظ بالسجلات الهاتفية الخاصة بالعملاء تعد من أهم المميزات التي تعود بالنفع على الشركة، حيث يتم تحليل تلك البيانات وتحقيق الكثير من المكاسب سواء على المستوى القريب أو البعيد.
من الضروري على مختلف الشركات والمؤسسات الإنفتاح نحو التغيير والبحث بشكل دائم عن أحدث التقنيات المستخدمة في تحقيق الأهداف، حيث تساهم أنظمة فورتيل والتي تعد واحدة من أفضل وأشهر أنظمة كول سنتر سحابي موجودة في الوطن العربي في تحقيق المزيد من النجاحات بطريقة احترافية وآمنة بأعلى جودة وبأسعار خارج المنافسة سواء على المستوى المحلي أو حتى العالمي.