كيف تعمل خدمة الرد الآلي على الهاتف؟ وأهم أنواعها

كيف تعمل خدمة الرد الآلي على الهاتف؟ وأهم أنواعها

خدمة الرد الآلي على الهاتف هي واحدة من الخدمات المميزة التي تحتاج إليها الشركات وتقدمها “فور تل” بأعلى جودة، فمن خلال هذه الخدمة سوف تتمكن من التواصل مع عملائك والرد على كافة الاستفسارات في كل الأوقات عبر رسائل صوتية مسجلة من قبل.

كما يمكنك أن تحقق الكثير من المميزات التي تجعلك قادر على اكتساب المزيد من العملاء الذين يرتبطون بشركتك ويزيد ولاءهم لها مع كل مرة يجدون رداً سريعًا لأسئلتهم، وحلولاً لمشكلاتهم بمجرد الاتصال برقم الهاتف والاستماع للرسائل الصوتية.

ما هي خدمة الرد الالي؟

إذا كان عمل شركتك يتعلق بالكثير من الاستفسارات، وطبيعته تجعل العملاء ينتظرون عبر الهاتف، أو كان لديك عدة أقسام وتحتاج لطريقة توجِّه المتصل للقسم المختص، فأنت بالطبع في حاجة لخدمة الرد الآلي.

إنها خدمة تفاعلية تعتمد على توفر الرسائل الصوتية المسجلة التي تتضمن الرد على المتصل بشكل أوتوماتيكي.

حيث يتضمن الرد إجابات على الأسئلة والاستفسارات وتقديم مساعدات للعميل، مع وضع خطوات سهلة تساعد المتصل على الوصول للقسم الذي سوف يساعده في حل مشكلته.

حيث يتم وضع مجموعة من الردود المُسجَّلة مسبقًا، مما يجعل العميل قادر على الوصول لحل لمشكلته عبر الضغط على أرقام معينة من هاتفه الجوال، والتي تجعله يتحول بشكل تلقائي لرد تفاعلي لمشكلته أو لقسم معين أو لممثل خدمة العملاء.

آلية عمل خدمات الرد الآلي

خدمة الرد الآلي على الهاتف تعمل وفقًا لعدة طرق أو بدائل، وجميعها تهدف نحو حل مشكلات المتصل بالشركة.

حيث يمكن أن يستمع لرسالة صوتية تتضمن إجابات على أسئلة، أو تحمل إعلانات عن منتجات وخدمات الشركة مع إمكانية اختيار المتصل لما يريد منها عبر الضغط على أرقام من هاتفه.

 كما يمكن أن يتم التواصل مع أقسام الشركة، أو يتمكن المتصل من الانتقال لخدمة البريد الصوتي ليسجل شكواه أو طلبه بنفسه.

كما يمكن لهذه الخدمة الذكية من مساعدة العملاء في معرفة تفاصيل الخدمات المشتركين فيها وتفاصيل حساباتهم ومواعيد التجديد والكثير من التفاصيل الأخرى التي تسهل تعاملهم مع شركتك.

اقرأ أيضا: ما هو نظام الردود الآلية ivr system؟ مميزاته وأهم استخداماته

مم يتكون نظام الرد الآلي؟

خدمة الرد الآلي على الهاتف تعد من ضمن عناصر خطة الشركة التسويقية التي تساعد في زيادة الطلب على خدماتها ومنتجاتها، وذلك من خلال تسهيل التواصل مع العملاء.

ويتألف هذا النظام في العادة من جزئين وذلك كما يلي:

  • خادم الهاتف: عبارة عن جهاز مهمته استقبال المكالمات الواردة من العملاء، وتوجيه هذه المكالمات للخط الفرعي الملائم لكل رسالة.

  • الهاتف: هو الجزء الثاني من النظام، وهو الذي يُعطي للموظفين في الشركة إمكانية قبول المكالمات الواردة وتحويلها، مع القدرة على إتمام المكالمات الجماعية.

خصائص عبارات رسائل الرد الآلي للشركات

خدمة الرد الآلي على الهاتف تتضمن الاستعانة ببعض العبارات التي يستمع إليها المتصل، وعند انتقائها يجب أن تتسم ببعض الخصائص وذلك كما يلي:

  • العبارة تكون ذات مفردات سهلة وواضحة ومفهومة لمن يسمعها.

  • اختيار عدد قليل من الكلمات في العبارة.

  • وضع قائمة خيارات تتضمن عدد قليل من الاختيارات ليسهل الانتقاء من بينها.

  • يتم وضع اسم القسم المطلوب توجيه العميل له ثم الرقم.

  • يجب وضع عبارة تتضمن الانتقال للأقسام في نهاية الرسالة.

  • اختيار صوت مناسب للخدمات التي تقدمها الشركة.

  • العبارة الترحيبية يجب أن تكون قصيرة.

  • استخدام لغة سهلة والابتعاد عن المفردات الصعبة والمبهمة.

  • عدم وضع خيارات غير هامة ضمن القائمة.

  • اختيار سرعة مناسبة للأداء الصوتي.

  • يجب أن تتضمن العبارة رسالة تؤكد تنفيذ طلب المتصل، كأن يتم إرسال رسالة عبر الجوال.

  • يتم استخدام موسيقى غير مزعجة للعميل.

ما هو نص رسالة الرد الآلي؟

 يجب اختيار الصوت والعبارات المناسبة للرسائل الصوتية بدقة من ضمن خيارات كثيرة، ونص الرسائل يتضمن ما يلي:

  • عبارات للترحيب بالمتصل بلغة مفهومة تناسب وقت الاتصال سواء في الصباح أو المساء.

  • عبارة تعمل على تحويل المتصل إلى اللغة المناسبة له، إذا كان لا يتحدث لغة البلد التي تعمل بها الشركة.

  • تتضمن المقدمة عبارة تساعد المتصل على الخروج من القائمة.

  • تتضمن الرسالة كذلك عبارة للتأكد من بيانات المتصل مثل رقم الهاتف.

  • عبارة خاصة بالمتصل الجديد تجعله يبدأ بتسجيل بياناته بسهولة.

  • عبارة تساعد على التحويل للموظف المختص عبر رقم داخلي.

  • تتضمن كذلك عبارة للتحويل إلى موظف الاستعلامات ويكون عبر رقم سهل مثل 1 أو صفر.

  • العبارة الخاصة بوسائل التواصل الاجتماعي والبريد الإلكتروني للشركة.

  • بعض عبارات الاعتذار التي تحتاجها الشركة في بعض الأوقات، مثل انشغال الموظفين عن الرد، أو أن الاتصال جاء في غير مواعيد العمل الرسمية.

  • عبارات تتضمن مواعيد عمل الشركة وأوقات الإجازات.

  • العبارات الختامية التي تتقدم بالشكر للمتصل على تواصله مع الشركة.

  • الرسالة تتضمن كذلك موسيقى للانتظار، مع عروض الشركة وحملاتها الإعلانية للترويج لخدماتها.

  • وضع شارة الشركة الصوتية في بداية ونهاية الرسالة الصوتية.

اقرأ أيضا: ما هو الكول سنتر؟ وأهم خدماته-فورتيل

كيف تسهل خدمة الرد الآلى للشركات أعمالها؟

خدمة الرد الآلي على الهاتف تحقق للشركات الكثير من المزايا والتسهيلات، وإليك بعض من فوائدها:

  • توفير خدمة مستمرة للعملاء، حيث سيجد العميل الرد عليه بشكل دائم في أي وقت.

  • يسهل التواصل مع الشركة في غير مواعيد العمل وفي الإجازات الرسمية.

  •  يمكن من خلالها معرفة آراء العملاء في منتجات الشركة وخدماتها وإجراء الاستبيانات.

  • سهولة توجيه العملاء لأقسام الشركة المختلفة بشكل سلس ومرن.

  • تعد وسيلة ترويجية سهلة لمنتجات الشركة وخدماتها خلال وقت الانتظار، مما يزيد الوعي بالعلامة التجارية.

  • تقلل من وقت الانتظار عبر تحويل مكالمات العملاء الواردة لخدمة الرد الآلي.

  • تعمل على تطوير أداء الشركات، لأنها ترصد مشكلات العملاء وتحددها، مما يجعل من السهل توفير الخدمات والسلع المناسبة لهم.

  • توفير الكثير من التكاليف، لأنها تقلل عدد موظفي خدمة العملاء.

  • تقدم هذه الخدمة صورة ذهنية راقية واحترافية عن الشركة، حيث سيجد العميل ردًا على اتصاله بدلاً من انشغال الخطوط.

أنواع خدمات الرد الآلي المتاحة

توفر شركة “فور تل” أحدث وسائل الرد الآلي، ولديها كافة الخدمات التي تريدها الشركات، حيث أن الحصول علي هذه الخدمة يمنحك مزايا كثيرة أبرزها ما يلي:

  • خدمات متنوعة للرد الآلي بشكل احترافي.

  • خدمة عملاء مستمرة لحل أي مشكلات أو أعطال على الفور.

  • خدمات رائعة واحترافية بأسعار تنافسية وجودة ممتازة.

  • تحصل عبر الرد الآلي للشركات على تقارير تفصيلية أولاً بأول عن الخدمة.

  • تحصل على خدمة الرد الآلي من خلال سيرفر آمن تمامًا.

  • يقدم فور تل باقات متنوعة للاختيار منها، أهمها: السنترال الذهبي، السنترال البلاتيني، و سنترال الأعمال.

ويمكنك اختيار الباقة المناسبة لك بعد الاطلاع على مميزات كل منها ومعرفة الخدمات التي توفرها وسعرها

خدمة الرد الآلي على الهاتف هي واحدة من الخدمات التي تهم الشركات وتسهل عملها، ذلك لأنها تساعدها في الترويج لعلامتها التجارية وتجعل العميل يجد رداً سريعًا على اتصاله مع توفير إجابات للأسئلة والاستفسارات وتوجيه سريع لأقسام الشركة المختلفة.

فهي طريقة ذكية ومتطورة تسهل من العمل، وتحسن من الأداء وبالتالي ترفع من الأرباح، فلا تتردد وانطلق بشركتك في عالم التكنولوجيا واجعل عملائك راضين عنك دائمًا.