تسعى الشركات التي تحرص على تطوير الأداء والتميز أن يكون لها رقم موحد فهو يمنح الشركة المزيد من المزايا، حيث يتم استخدامه ليصبح جزءًا من العلامة التجارية في حالة تكراره مع العملاء، فهو يتميز بكونه سهل الحفظ مما يساعد على سهولة الاتصال للحصول على خدمات ومنتجات الشركة، فعندما يكون لها رقم موحد لكل الفروع ينعكس ذلك على زيادة الأرباح والمبيعات، و سنتعرف في هذا المقال على كيفية الحصول على الرقم الموحد، حيث تبحث المؤسسات عن توفير أفضل الخدمات بأعلى جودة وأقل سعر بواسطة أسهل الطرق، من خلال الرقم الموحد يمكن للعميل التواصل مع الشركة لتقديم كافة المقترحات والشكاوى الخاصة به.
كيفية الحصول على الرقم الموحد
يعتبر الرقم الموحد من أهم المميزات التي تبحث عنها الشركات لأنه يعمل على تسهيل الكثير من الخدمات، كما يقدمها بأفضل طريقة ممكنة إلى العميل، يعمل هذا الرقم على توفير الكثير من الوقت والجهد ويقلل التكلفة على الشركات بالإضافة إلى أنه يعمل على تحقيق أفضل النتائج، ويمكن الحصول على الرقم الموحد من خلال ما يلي:
- يمكن استخراجه من خلال التواصل مع مزودي خدمة الاتصالات المحليين في المملكة العربية السعودية، أو الحصول عليه من خلال الشركات المختصة مثل فورتيل، حيث يتم توفيره بأعلى جودة وأقل تكلفة عن طريق خطوات سهلة وبسيطة
- يتم تسجيل المنشأة الرئيسية مع إضافة التراخيص المطلوبة وربط جميع فروع الشركة.
- للحصول عليه فأنت تحتاج إلي مقر للشركة مع وجود سجل تجاري ساري داخل المملكة.
- بعد مراجعة البيانات من قبل الجهة المختصة يتم إصدار الرقم الموحد للمنشأة.
- بعد اتباع إجراءات استخراج الرقم الموحد يكون موظفي الشركة لديهم القدرة في التواصل مع العملاء بطريقة احترافية.
مميزات استخدام الرقم الموحد
بعد أن تعرفنا على كيفية الحصول على الرقم الموحد،يتبين لنا أنه رقم يتميز بسهولة حفظه، ويمكن للعملاء استخدامه للاتصال من أي مكان في العالم، يربط جميع فروع المؤسسة ببعض وبالتالي يستطيع المستخدم الاتصال به وتحويله إلى الفرع المناسب، ويعتبر هذا الرقم من الأدوات الفعالة لتحسين الخدمة ومن أهم مميزاته ما يلي:
- خاصية الرد الآلي على المكالمات: يوفر للشركة ميزة تشغيل الرد الآلي على المكالمات من خلال الرد على الاستفسارات عن طريق رسائل صوتية مسجلة، حيث يمكن تشغيل هذه الخاصية عن طريق خدمة الرقم الموحد والتي تعد من مميزات السنترال السحابي، مما يسهل على المتصل ترك رسالة يوضح فيها المشكلة ومن ثم يقوم الموظف المختص بعد ذلك بالتواصل معه للتعامل مع الشكوى الخاصة به.
- ميزة الانتظار: بعد الحصول على الرقم الموحد يمنح ذلك العميل القدرة على استخدام خاصية الانتظار والتي ترتبط بالسنترال السحابي، فمن خلال هذه الميزة يمكن وضع عدد كبير من العملاء في قوائم الانتظار في حالة انشغال الموظفين بالرد على آخرين، يمكن عن طريق هذه الخدمة تشغيل رسائل صوتية يستمع إليها العميل وقت الانتظار، ويمكن الاستفادة من هذه الرسائل في عرض منتجات وخدمات الشركة وكذلك الإعلان عن أحدث العروض وغيرها من التفاصيل التي تهم العميل.
- تسجيل مكالمات العملاء: يوفر هذا الرقم خاصية تسمح للشركة بتسجيل المكالمات، بالإضافة إلى إمكانية الرجوع التسجيلات الخاصة ب آخر 30 يوم، حيث يمكن الاستفادة من هذه التسجيلات في متابعة أداء الموظفين من أجل تطوير هذا الأداء.
الآثار المترتبة على استخدام خدمة الرقم الموحد
بعد استخراج الرقم الموحد ومعرفة كيفية الحصول على الرقم الموحد، نجد أن استخدامه له الكثير من النتائج الإيجابية على الشركات ومنها مايلي:
- تحسين الكفاءة التشغيلية: يتم توزيع المكالمات بين الموظفين بصورة تلقائية مما يساعد على تقليل أوقات الانتظار وتحسين الاستجابة للعملاء.
- انخفاض تكلفة الاتصالات: تطبيق هذا النظام يعمل على خفض تكاليف الاتصال والتي تتكرر يوميًا.
- سهولة المتابعة والتحليل: تعمل هذه الخدمة على توفير معلومات عن تفاصيل المكالمات من حيث المدة وكذلك معرفة أوقات الذروة مما يساهم في اتخاذ القرارات الصحيحة تبعًا لهذه البيانات.
- تحقيق رضا العملاء: من خلال رقم واحد ثابت يتمكن العميل من الوصول إلى الخدمات التي يحتاج إليها بكل سهولة مما يحقق من رضا العميل.
- تحسين سمعة المؤسسة: من خلال هذا النظام تظهر الشركة ككيان احترافي منظم مما يعمل على تحسين السمعة بين المنافسين وبالتالي زيادة ثقة العملاء.
- سهولة توجيه المكالمات إلى الفروع: إذا كانت الشركة لديها أكثر من فرع فإن الرقم الموحد يساعد على تسهيل توجهه المكالمات بين الفروع مما يعمل على تحسين التنسيق الداخلي بين المؤسسة والفروع وكذلك تحسين تجربة العملاء.
استخدامات الرقم الموحد للمنشأة
قبل وجود خدمة الرقم الموحد كانت الشركات تستخدم الخطوط الأرضية والأرقام التقليدية للتواصل مع العملاء وكانت هذه الطريقة بها العديد من العيوب فقد كانت الارقام طويلة يصعب على العميل تذكرها مما يقلل من ارتباطه بالشركة، كما كان هناك صعوبة في الوصول لأقسام الشركة الخاصة بمشكلة العميل، هذا بالإضافة إلى ارتفاع تكلفة الاتصال التي يتحملها العميل.
ونجد أن هذه الطريقة التقليدية كانت لا تسمح بإجراء المكالمات الجماعية بين العملاء والموظفين فهي لا توفر خدمة تحويل المكالمات أو تسجيلها فيصبح هناك صعوبة في تقييم أداء الموظفين.
ونظرًا لعيوب هذه الطريقة بدأت الكثير من الشركات والمؤسسات استخدام خدمة الرقم الموحد لتلاشي كل هذه العيوب وتحسين مستوى الخدمة، فهو يعد وسيلة متطورة يمكن من خلالها تواصل الشركة مع العملاء ورفع نسبة المبيعات وزيادة الأرباح، وتتميز هذه الخدمة بالتكلفة الأقل، كما أنها تسمح بربط الفروع مع بعضها البعض و تنسيق المكالمات الواردة بطريقة تزيد من ولاء العملاء للشركة من خلال تجربة اتصال ذات مستوى عالى من الكفاءة.
أهمية استخدام الرقم الموحد
يعتبر أحد أهم العناصر اللازمة لتشغيل مراكز الاتصال الحديثة وتظهر أهميته فيما يلي:
- علامة تجارية قوية: استخدام الرقم الموحد يوحي للعملاء بأنهم يتعاملون مع شركة على مستوى عالي من الاحترافية ذات علامة تجارية قوية فهي تقوم بتقديرهم وتسعى لتقديم أفضل خدمة ودعم فني ممكن.
- ربط فروع المؤسسة: تعمل هذه الخدمة على ربط جميع فروع المؤسسة من خلال رقم واحد سهل التذكر يعمل على إجراء واستقبال العديد من المكالمات، تجعل هذه الميزة التواصل مع العملاء يتم بشكل أسرع وأسهل وأكثر احترافية كما يعمل على تسهيل التواصل بين الموظفين والمديرين.
- علاج مشكلة الأرقام المتعددة: من خلال خدمة الرقم الموحد قد تم التخلص من مشكلة الأرقام المتعددة التي كان يتم نسيتها مما يجعل العميل يجد صعوبة في التواصل مع الشركة، بالإضافة إلى أن هذه الأرقام الكثيرة كانت لا توفر خاصية إجراء واستقبال المكالمات المتزامنة، أما الرقم الموحد فهو سهل التذكر يساعد على سهولة التواصل مع الشركة في أي وقت.
وختامًا، بعد أن تعرفنا على كيفية الحصول على الرقم الموحد يتضح لنا أنه أداة فعالة لتحسين تجربة العملاء وتسهيل التواصل بين الشركات والعملاء، فهو يسمح للشركات بترتيب عملياتها بطريقة أكثر كفاءة، حيث تقوم هذه الخدمة بإعادة توجيه المكالمات، تسجيلها، وتشغيل خاصية الرد الآلي مما يعمل على تقديم خدمة مميزة تساهم في رضا العميل، يمكنك الاستفادة من الخدمات المقدمة من فورتيل لإدارة اتصالاتك بشكل فعال وتحقيق رضا العملاء.
