نظام الاتصال التلقائي: تعريفه وأهم استعمالاته

نظام الاتصال التلقائي: تعريفه وأهم استعمالاته

في إطار التحول الرقمي الذي تتجه إليه كبرى المؤسسات في مختلف دول العالم، ظهرت الحاجة إلى نظام الاتصال التلقائي بوصفه واحدًا من الأنظمة التي تتيح لتلك المؤسسات استهداف عملائها المُحتمَلين بدقةٍ فائقة، لذا سنحاول عن طريق مقال اليوم أن نقدم لكم تعريفًا مُبسَّطًا بهذا النظام مع التعرض إلى أهم استعمالاته التي دفعت أصحاب الأنشطة التجارية للاعتماد عليه دون غيره من الأنظمة.

تعريف نظام الإتصال التلقائي

نظام الإتصال التلقائي هو ذلك النظام الذي يعمل على التواصل مع عملاء المؤسسة بطريقةٍ آلية، ويتم ذلك بعد أن تقوم المؤسسة بوضع مجموعة من أرقام العملاء ضمن القوائم التي يُراد التواصل معها، فقد تنتمي جهات الاتصال إلى قائمة العملاء الحاليين ممن يتم التواصل معهم من حينٍ لآخر، كما يمكن أن يكونوا عملاء مُحتمَلين أبدوا اهتمامًا بسلعٍ أو خدماتٍ مشابهة لتلك المُقدَّمة بواسطة المؤسسة. 

اعتمادًا على هذا النظام -الذي تقدمه شركة فورتيل- لن يتكبد ممثل خدمة العملاء أي عناءٍ يُذكَر عند التواصل مع جهات الاتصال المحددة في السجلات، ذلك أن النظام يقوم بالتواصل مع الأرقام المحددة بشكلٍ مسبق، فإذا قام العميل بالرد يتم تحويل المكالمة إلى القسم المختص بطريقةٍ آلية، أما إذا لم يقم العميل باستقبال المكالمة، فإنه يتم التبديل التلقائي إلى الرقم التالي في القائمة.

أهم استعمالات نظام الإتصال التلقائي

تتعدد استعمالات نظام الإتصال التلقائي، فمن الممكن الاعتماد عليه لتحقيق أغراضٍ متفاوتة، إلا أن طريقة استعمال هذا النظام تكون موقوفةً على أهداف المؤسسة وما تتضمنه رؤيتها من الخطط ذات الأجل الطويل، وفيما يلي قائمة بأبرز استعمالات هذا النظام:

  • تسويق الخدمات عبر الهاتف.
  • إتمام أعمال المبيعات من خلال الهاتف Telesales.  
  • الحصول على آراء العملاء تجاه خدمةٍ أو منتج معين.
  • تقديم خدمات الدعم الفني بكفاءةٍ منقطعة النظير.
  • توعية العملاء إزاء محاولات خداعهم والاحتيال عليهم.
  • تقليل ضغط العمل بالنسبة للمتاجر الإلكترونية.
  • تقديم الإشعارات للعملاء بشأن طلباتهم والمستجدات التي تطرأ على الخدمات. 
  • تذكير العملاء بالعروض المميزة والخصومات التي تُتاح بصفةٍ دورية.

تسويق الخدمات عبر الهاتف

إلى جانب الحملات التسويقية التي تطلقها المؤسسات التجارية للوصول إلى العملاء المُحتمَلين، تعمل تلك المؤسسات على استغلال نظام الإتصال التلقائي في الوصول لعددٍ هائل من العملاء، وذلك نظير تكلفةٍ ميسورة مقارنةً بالنفقات الباهظة للحملات الترويجية التي يتم تدشينها عبر منصات التواصل المختلفة. 

من خلال هذا النظام يمكن تحديد باقةٍ من الرسائل الصوتية التي يتم تسجيلها بشكلٍ مسبق ليستمع إليها العميل فور قيامه بالرد على المكالمة، وبذلك سوف يتعرف العميل على خدمات المؤسسة، مميزات تلك الخدمات، وأسعارها قبل أن يقرر شراء الخدمات التي راقت له.

إتمام أعمال المبيعات من خلال الهاتف Telesales

إذا قُدِّر النجاح للحملات التسويقية -التي أُجريَت بالاعتماد على هذا النظام- فإن تتمة أعمال المبيعات يمكن إجراؤها عبر الهاتف، ذلك أن النظام سيتولى مهمة التواصل مع جهات الاتصال التي أبدت الموافقة على شراء منتج معين أو الاشتراك في خدمة محددة.

تعتمد أطقم المبيعات على نظام الإتصال التلقائي في سبيل تحقيق الكمية المُستهدَفة من المبيعات خلال الإطار الزمني المحدد لها سلفًا، ذلك أن هذا النظام يسمح بالتواصل مع عددٍ هائل من العملاء بطريقةٍ متزامِنة، ما يعني عدم إهدار أي وقتٍ بين المكالمة والتي تليها. 

الحصول على آراء العملاء تجاه خدمةٍ أو منتج معين

التعرف على رأي العميل تجاه إحدى خدمات المؤسسة يُعَد أمرًا ضروريًا لتعزيز تجربة العملاء، ذلك أنهم يشعرون بالولاء حينما يجدون أن آراءهم باتت مسموعةً، وذلك عندما تقوم المؤسسة باتخاذ خطواتٍ جادة نحو تنفيذ ما قاموا باستقباله من مقترحات.

لا يقتصر استعمال نظام الإتصال التلقائي على معرفة آراء العملاء المرتبطة بخدمةٍ أو منتج معين، بل إن الأمر يمتد لما هو أبعد، فمن الممكن أن يُستخدَم هذا النظام لإجراء الاستبيانات المختلفة، الأمر الذي يُمَهِّد الطريق أمام الطاقم الإداري لاتخاذ القرارات التي تضمن انجذاب العملاء للمؤسسة بصفةٍ مستمرة، وذلك حتى لا يتم استقطابهم بواسطة المُنافِسين.

تقديم خدمات الدعم الفني بكفاءةٍ منقطعة النظير

يسمح هذا النظام للمؤسسات بتقديم خدمات الدعم الفني بكفاءةٍ عالية، فالمؤسسات العاملة في المجال التقني تعتمد عليه بصورةٍ كبيرة مقارنةً بغيرها من المؤسسات، ذلك أنها تُقدِّم الخدمات والمنتجات التي تحتاج دعمًا فنيًا بصفةٍ منتظمِة.

لن تواجه المؤسسات أيّ صعوباتٍ لتقديم خدمات ما بعد البيع، فلن يستلزم الأمر سوى إضافة أرقام العملاء الذين قاموا بشراء الخدمة أو المنتج، وبعد انقضاء مدةٍ محددة سيتم التواصل مع هؤلاء العملاء لمتابعتهم وتقديم الدعم اللازم، وفي ذلك توفيرٌ كبيرٌ للوقت الذي كان ليهدر من جراء التواصل مع هذا العدد الهائل من العملاء بطريقةٍ يدوية.

توعية العملاء إزاء محاولات خداعهم والاحتيال عليهم

 كثيرًا ما يسعى المحتالون إلى خداع العملاء، ويتضح ذلك بشدة لدى عملاء الجهات المصرفية والجهات العاملة في أسواق الأوراق المالية، لذلك يمكن لنظام الإتصال التلقائي أن يكون أداةً جيدةً لتوعية العملاء ضد تلك المحاولات لئلا يتم تركهم فريسةً لهؤلاء المحتالين.

تقليل ضغط العمل بالنسبة للمتاجر الإلكترونية

سيجد أصحاب المتاجر الإلكترونية ضالتهم في هذا النظام، ذلك أنه يقلل ضغط العمل والنفقات التي يتكبدونها، فمع استعمال هذا النظام لن يكون الموظفون مضطرين إلى الجلوس لساعاتٍ طويلة بينما يقومون بمطالعة قائمة مليئة بالأرقام التي يتعين عليهم التواصل معها، فبدلًا من ذلك سيتم الاتصال بشكلٍ تلقائي، ولن يتم تحويل المكالمة إلا إذا قام العميل بالرد.

يساهم النظام كذلك في الترويج للمنتجات التي وصلت للتو إلى المتجر، وذلك من خلال الرسائل الصوتية التي يستمع إليها العميل فور قيامه بالرد على المكالمة، الأمر الذي يحد من التكاليف التي ينفقها أصحاب تلك المتاجر كلما وَرَد إليهم المزيد من السلع.

تقديم الإشعارات للعملاء بشأن طلباتهم والمستجدات التي تطرأ على الخدمات

في أحيانٍ كثيرة تطرأ المستجدات على بعض الخدمات، وفي هذه الأوقات تكون المؤسسات مُطالَبةً بإخبار العملاء بشأن الخدمات التي طرأت عليها التعديلات، ذلك أن التواني في إخبارهم قد يتسبب في الخسائر الفادحة لهم، لذا يكون هذا النظام مثاليًا لإرسال الإشعارات لهم حتى يكونوا على درايةٍ تامة بأي تحديثٍ على الخدمات.

من الممكن كذلك أن تعتمد المتاجر الإلكترونية على هذا النظام لإرسال إشعارات للعملاء للسماح لهم بتتبُّع المنتجات التي قاموا بطلبها، فبهذا النهج سيكون في وسعهم الاستعداد لاستلام الشحنات فور وصولها.

تذكير العملاء بالعروض المميزة والخصومات التي تُتاح بصفةٍ دورية

يُستخدَم هذا النظام في سبيل تذكير العملاء بما يتم إطلاقه من عروضٍ وخصومات، فهو يحقق هذا الهدف بالتعاون مع منصات التواصل الاجتماعي المختلفة، وبذلك يكون من السهل استهداف العملاء المهتمين بخدمات المؤسسة على وجه الدقة، كما تكون لهذا النظام اليد العليا من حيث التكلفة، ذلك أن تكلفته ميسورةٌ بالمقارنة مع الإعلانات المُمَوَّلة.

إلى هنا يكون مقالنا اليوم قد بلغ مشهده الختامي، فقد قمنا من خلاله بتعريف نظام الاتصال التلقائي، كما استعرضنا الاستعمالات المختلفة له، وبذلك ستكون الفرصة سانحةً لأصحاب المؤسسات لاستغلال هذا النظام وفقًا للأهداف والرؤية الخاصة بهم.