يأتي مفهوم شجرة الاتصال ضمن العديد من التعريفات الخاصة بنظام كول سنتر أو مراكز الاتصال الموجودة بكثرة في الوقت الحالي، حيث تعد مراكز الاتصال أو شركات الكول سنتر من أهم الشركات الموجودة في الوقت الحالي والتي تقدم الكثير من الخدمات التي تحتاج إليها كافة الشركات مهما كان حجمها أو ميزانيتها، تحتوي مراكز الاتصال على بعض من المفاهيم الخاصة بها والتي تساهم في تحقيق النتائج بشكل صحيح وآمن واحترافي، مثل نظام فورتيل الذي يعد من أهم أنظمة مراكز الاتصال والخدمات الإلكترونية العصرية الموجودة حول العالم.
مفهوم شجرة الاتصال
يدخل هذا المفهوم ضمن مفاهيم كثيرة في مجال مراكز الاتصال أو الكول سنتر، حيث يطلق عليه بعض المصطلحات المعروفة الأخرى مثل قائمة الاتصال أو سلسلة الاتصالات الهاتفية أو حتى شجرة الاتصال التي يرغب الكثيرون معرفة ما هو مفهوم شجرة الاتصال. يرجع مفهوم شجرة الاتصال إلى أنه عبارة عن نموذج اتصال يأتي بشكل هرمي متعدد الطبقات، يتم اتباع هذا النظام لإعلام بعض الأفراد بحدوث شيء ما في حالة عدم التخطيط لذلك الحدث أو في حالة حدوث شيء مفاجئ لم يتم الترتيب له بجانب أنه يتم تنسيق إعادة الاتصال في بعض الحالات الحرجة. تأتي شجرة الاتصال بالكثير من المميزات والفوائد التي تعود على مراكز الاتصال، حيث تساهم بشكل كبير في عمليات إصلاح الكوارث والأزمات والتعافي منها بطريقة صحيحة وعدم الإخلال بالنظام بشكل يمكن من خلال هدم جميع الأنظمة و البروتوكولات المتبعة في تلك المواقف. يمكن أن تأتي شجرة الاتصال بشكل تلقائي، حيث يتم ارسال رسالة إلى بعض العاملين في الشركة في حالة حدوث أمر ما أو حدث مهم، حيث يمكن اتمتة تلك النماذج مع بعض البرمجيات التي تساهم في التواصل مع بعض الأفراد من خلال طرق متنوعة مثل الهاتف المحمول، الخط الأرضي، الرسائل النصية، البريد الإلكتروني أو الكثير من طرق التواصل الأخرى بكل سهولة. يرجع مفهوم شجرة الاتصال إلى أنه يوجد الكثير من الشركات خصوصًا المتوسطة إلى استخدام ذلك التطبيق بشكل يدوي، حيث يتلقى الأشخاص المكالمات من قبل الشخص المسؤول عن الاتصال ببعض الأشخاص الآخرين في الشجرة، ثم يقوم الفريق الذي عمل على تكوين الشجر بتنسيق كافة الأمور وجمع البيانات مع الشخص المسؤول عن الموارد البشرية.فائدة شجرة الاتصال بالنسبة إلى مراكز الكول سنتر
تحتوي مراكز الاتصال على الكثير من المفاهيم والأشياء التي تساعد على نجاح المنظومة بشكل صحيح وتحقيق جميع الأهداف الخاصة بهم بشكل سريع وواضح، حيث تساهم شجرة الاتصال في تلك النجاحات من خلال فهم النقاط التالية:- تساهم شجرة الاتصال في الوصول إلى أسرع طريقة لحل المشاكل والوقوف على نقاط الضعف والقوة لتلك المشاكل والعمل على إنهائها بشكل سليم.
- عدم تكرار الأخطاء، حيث يتم متابعة الأمر بصفة دورية والوقوف على الأخطاء ودراستها بشكل صحيح وإبراز الطرق المثالية في حل تلك المشاكل وعدم تكرارها.
- استخدام أنواع كثيرة من وسائل التواصل الاجتماعية التي تساهم في إيصال كافة المعلومات التي تريد الشركة توضيحها للعملاء وبشكل سريع.
- يتم استخدام مفهوم شجرة الاتصال بشكل يدوي في بعض الشركات المتوسطة لتحقيق بعض من نقاط الاستفادة الخاصة بها وتوفير الوقت والجهد على الوكلاء.
- تعمل شجرة الاتصال على تحقيق الأهداف الخاصة بالشركة من تقديم أعلى جودة للعملاء والتقليل من نسب الأضرار والمشاكل الخاصة بهم من خلال استخدام أكثر الطرق الاحترافية في تلك المجالات.
نظام كول سنتر السحابي
كثرت عمليات البحث عن معرفة ما هو مفهوم شجرة الاتصال وما هو نظام الكول سنتر السحابي والذي يعد من أهم الأنظمة المستخدمة في مراكز الكول سنتر والتي تساهم في تقديم الكثير من الخدمات بشكل آمن وصحيح، حيث يوفر نظام الكول سنتر السحابي بعض من الخصائص الفنية والخيارات التي تساعد الشركات في الحصول على تحكم بشكل كامل في مركز الاتصال الخاص بالشركات من خارج بشكل احترافي، لذا يمكن ذكر بعض من المميزات الخاصة بذلك النظام على النحو التالي:- من أهم مميزات النظام الخاص كول سنتر سحابي أنه يعمل على بعد ولا يحتاج إلى مكان، حيث يمكن الاستفادة من جميع الخدمات والمميزات الموجودة في ذلك النظام باستخدام الانترنت فقط.
- يساهم النظام السحابي في الاحتفاظ بجميع المكالمات الواردة في حالة وجود أعطال أو انشغال الخط.
- يعد النظام السحابي في مراكز الاتصال خدمة الانتظار مع تسجيل وتحويل المكالمات بكل سهولة دون وجود مشاكل تقنية.
- يمكن الاستفادة من نظام الكول سنتر السحابي في الحصول على خيارات البريد الصوتي مع خدمة الرد الآلي.
- يمكن أيضًا الحصول على خدمات الرسائل النصية المقدمة من نظام كول سنتر سحابي.
- يمكنك متابعة كافة الأمور الخاصة بالنظام بكل سهولة لحظة بلحظة مع الاستمتاع بالكثير من خدمات المراقبة الحية والتقارير والبيانات المقدمة بشكل فوري ودقيق.